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Cómo organizarse bien: lo mejor de los sistemas más efectivos
Sabemos que organizarse bien es fundamental para llevar a cabo un proyecto y lograr cualquier objetivo. En el trabajo, en casa, o para ordenar el trastero.
A veces nos enfocamos en nuevos métodos que prometen ser más efectivos que los anteriores. Pero que muchas veces abandonamos al poco tiempo, para poner toda la esperanza en el nuevo sistema de moda.
Algunos métodos pueden ser realmente efectivos, y aportar ideas para lograr una mejor organización personal.
Pero, ¿Cuál es el indicado en cada caso? ¿Qué tienen en común? ¿Hay alguno infalible?
«Uno de los efectos mágicos de la organización es la confianza en tu capacidad de tomar decisiones»
– Marie Kondo, escritora y consultora de organización japonesa
Organizar y planificar para optimizar tu tiempo
Actividades como el teletrabajo o la formación online, no tienen un horario establecido, que tenemos que compaginar con resto de actividades personales y la multitarea de nuestro trabajo diario.
Por eso es necesario tener un sistema de organización y planificación, que nos permita lograr una buena gestión del tiempo.
Hasta ahí todo parece fácil.
Cómo organizarse mejor
¿Cual es el método más eficaz de organización?
No existe sistema infalible para todo el mundo. Pero sí un sistema útil para cada persona con una serie de puntos en común:
Reunir y clasificar información
Reunir la información necesaria y describir las tareas de forma clara y realista. No solo te ayudará a tener una visualizar y tus prioridades. Además simplificará y agilizará tu trabajo, porque no deberás pararte a pensar cada vez que empiezas una tarea.
Las podrás clasificar según su urgencia, tiempo disponible y recursos necesarios para realizar ese trabajo.
De las tareas más pequeñas a las más grandes, de las más urgentes a las que pueden esperar. Teniendo en cuenta los objetivos prioritarios y los que quieres alcanzar a largo plazo.
«Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio».
Utiliza herramientas y recursos para tenerlas siempre a mano como: listas, agenda y calendario.
Centralizar la información
Centraliza la información en un lugar que sea visible para que sirva de guía o «mapa visual», tanto a ti como a las personas que colaboren contigo.
La comunicación es esencial si trabajas en equipo.
Si tienes esta información en formato digital, es importante que se pueda copiar, modificar, sincronizar y trasladar fácilmente.
Por si necesitas pasar la información de un lugar a otro, editar o revisar el trabajo realizado y pendiente desde distintos lugares o dispositivos.
El objetivo es la acción
Para poder alcanzar algo, lo que sea, no basta con pensarlo, hay que actuar.
Hasta para ganar un sorteo es necesario pasar a la acción. Hay que comprar el boleto.
El objetivo prioritario es establecer una tarea ¿Qué objetivo tienes ese día? ¿Qué etapa de tu proyecto vas a completar?
El hecho de tener claro a qué vas a dedicar tu día, marcar un objetivo y cumplirlo, evita la dispersión en otras tareas.
Equivocarse es aprender.
Establecer descansos
Para mantener la atención hay que dejar descansar al cuerpo y la mente.
Es normal que la acumulación de tareas nos canse y bloquee nuestra toma de decisiones.
El silencio es un gran aliado.
Pasar 5 minutos sin hacer absolutamente nada, ayuda a tu cerebro a poner en funcionamiento áreas relacionadas con la resolución de problemas y la creatividad.
Trabajar en un espacio agradable
Hay personas que dicen sentirse mas inspiradas en el caos.
Pero el orden y la limpieza del espacio de trabajo simplifica las tareas y ayuda a poner las ideas en orden a y en enfocar la mente en la tarea a realizar en ese momento.
Además evita distracciones , ya que muchas veces, ese mismo desorden desvía la atención de lo que estamos haciendo, e incluso nos puede llevar a comenzar otra actividad que no estaba prevista.
Organizar es aprender. El método “ensayo – error»
Buscar el sistema de organización ideal para ti, es una tarea en si.
La experiencia es lo que único que nos enseñará qué sistema es el más cómodo, y cúal nos da los mejores resultados.
Y si no funciona, también habrá servido.
A la hora de enfrentarte a cualquier tarea, será más sencillo clasificar tareas, visualizar los objetivos, buscar soluciones alternativas, ampliar la visión estratégica y la capacidad resolutiva.
Valora los beneficios que te puede aportar, no solo de cara a conseguir tu objetivo si no a la de organizar tu propio tiempo y recursos.
El método más efectivo o la efectividad del método. ¿Cuál es el mejor método de organización?
Existe una gran cantidad de sistemas para organizarse, y algunos son realmente efectivos.
Pero todos parten de una experiencia personal.
Encontrar el más adecuado, el que más se ajusta cada persona, trabajo y momento es solo posible a través de la práctica, la constancia y el propio trabajo.
Es importante parar periódicamente para revisar resultados, y reflexionar sobre posibles mejoras y alternativas organizativas.
Un sistema que funciona bien ahora, puede evolucionar hacia otro en el tiempo, que moldearás según tus necesidades.
¡Pasa a la acción!
¿Utilizas algún método en concreto para tu organización?
